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办公室

办公室工作职责

1.安排各种行政会议。负责会议记录及文件、报告、计划、总结等文字材料的起草;负责会议纪要、决议的印发,并督促检查实行,及时向校长汇报情况。协助校长处理日常行政事务工作,经常与职能部门沟通。 2. 做好来访、参观等内外宾接待工作,做到安排周密,妥当,热情。
3. 做好各种文件的收发,登记,编号,传阅,收回及保管工作,针对文件内容,提出拟办意见,对上级和有关单位的通知及时汇报有关领导,并请示办理意见。
4. 做好文件的打印装订工作,要准确及时,无特殊情况不得拖延。
5. 做好全校各门类档案的引导、收集、整理、立卷、存档工作,实行保密制度。
6. 对校领导交办的临时性工作要尽快完成并随时汇报。

文件收发制度

1.学校的文件由办公室负责起草和审核,校长签字;学校各部门的文件由各部门负责起草,办公室审核,校长签发。文件签发后,送办公室统一安排打印,打印后起草部门校对,无误后方能打印、盖章。
2.属于秘密的文件,核稿人应该注明“秘密”字样,并确定报送范围,秘密文件按保密规定,有专人印制、报送。
3.文件统一由办公室负责发送。发送人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件应由专人按核定的范围报送。
4.外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后及时报送。
5.传阅文件由办公室专人负责,对领导指示的文件,办公室应及时组织传送和落实。

学校大事记记载制度

1. 为便于系统地查考学校在各个历史阶段的发展情况,需要结合日常工作,记载和保存学校各方面大的活动和重要事项的资料,搞好大事记。
2. 记载的内容:
(1) 党支部和学校行政的命令、指示、计划、决议、措施、会议及教师的任免和调动。
(2) 工作方面的重要改革和重要措施制定,重要会议活动以及其他重要事项。
(3) 科研工作的重大进展,发明、创造及教学革新成果。
(4) 学校较大工程的施工、竣工日期及其他建筑面积和经费使用情况。
(5) 购置重要教学仪器设备和物资器材及总务工作方面的重大事项。
(6) 领导组织机构的变动及重要管理制度的改革。
(7) 参加全省、市级集会、活动(包括业务性集会和活动)。以及参与发表各种声明等活动。
(8) 学校参加省、市级表彰大会及获奖情况。
(9) 学校教师参加省、市级表彰大会获奖情况。
(10)校外单位来校参观和本校外出参观的有关事项。
(11)党、团、工会的重要活动。
(12)其它注意事项。
3.大事记由学校办公室负责主持,各职能部门每月将本部门工作范围内的大事记报校办汇总,集中整理后立卷归档。

公章管理制度

1.学校公章由学校办公室作为机密件专人管理,并掌握使用。
2.以学校名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等,经校长审阅后方可加盖公章。
3.学校公章不外借,主管人不在时由校长或书记指定人代管。
4.凡属学校重大事项,如:人事调动、职称晋升、工资调整、发展党员、办理毕业证、参军等,由校长签字或办公室主任会同主管领导签字后,方可盖章。
5.以学校名义签订的合同、协议书等,经校长审查批准签字后,方可盖章。
6.因公出差、联系业务、参加会议等经校长批准方可开具证明、先容信。
7.校长、书记工作用章(私章)必须经本人同意方可使用。
8.私人取款、取物、挂失、驾驶员办证等,需用单位先容信的,须经校长批准并严格履行登记手续。
9.学生因公需要盖公章的,如毕业等有关事项,归口管理。非因公需要盖公章的,须经班主任和政教处签名同意后,方可到校办登记盖章。

10.凡私盖公章或利用公章舞弊者,追究有关人员责任。

学校文印室工作制度

1. 凡以学校名义上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请求、报告、简报、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定,以及校领导批准翻印的文件、材料等均属打印范围。
2. 由部门负责拟定、编写的带有全局性引导意义的全校性的工作计划和一个时期全校性的工作安排以及重要专题会议的纪要等,也应安排打印。
3. 不需上报的各部门的工作计划,临时性工作安排,非全校性活动讲课提纲,非上报的一般表格,一般技术资料等都不属打印的范围。
4. 凡需打印的文件、资料应将其底稿新天地彩票附上“发文单”,经学校办公室主任审查同意并经审核修改、统一编号,分管校领导签发,方能交付打印。
5. 文印员接稿后,应检查打、印手续是否完备,如不完备,有权拒绝。
6. 文印室要建立打、印登记薄,对各种打印材料统一登记。按办公室安排的前后顺序打印,不得任意调整。
7. 文印员要严格遵守保密制度,不得将机密文件向外泄露。与工作无关的人员不得随意进入文印室。要爱护办公设备。
8. 凡事以学校名以上报下发的文件材料,分别由拟稿人负责校对,由校办打字室负责复印、装订,达到自己清楚、版面清洁,装订整齐。由学校办公室负责上报下发。以部门名义下发的学校工作计划安排、专题会议纪要,有对口部门负责校对、复印、发送。
9. 教师上课所用资料,需提前三天上报,经教务主任签字后,到办公室登记,否则不予复制。
10.各职能部门需要印刷的资料,定稿后方可交付印刷,否则,造成不必要的浪费由自己负责。

会务管理制度

1. 学校办公室负责承办学校的办公室、党务室、教职工大会及学校领导委托承办的其他各类会议。
2. 其他业务性会议,分别由教务处,政教处,总务处,各教研组,各年级等有关科室自己承办。
3. 会务组织程序:
(1) 按会议安排准备好会议室。
(2) 拟好会议议程。
(3) 通知到会领导。
(4) 会议承办者提前半个小时到达会议室,按时清点人数,即使催情未到者。
4. 做好会议记录。
5. 学校会议室由学校办公室同意管理和安排使用。同时间召开的会议较多时,学校办公室做好协调工作。

档案保管制度

1. 学校在工作中形成的文书、数学、会计、教师业务、科技、声像、人事档案,由学校档案室集中统一管理。
2. 档案人员进出档案室随手落锁,并经常检查档案室门窗和档案柜,发现不安全因素,要及时采取措施,确保安全完整。
3. 要保持干燥、清洁和空气流通,并有防尘、防光、防火、防鼠、防虫等措施。对卷宗要定期检查、翻动,清除灰尘,防止案卷腐烂、变质,对损坏的档案,要及时修补或复制。
4. 格局实际工作需要,积极编制和编研检索工具和参考资料,主动为各项工作服务。
5. 对过去立卷归档的档案,要定期进行鉴定,按保管期限对到期该销毁的档案材料,要逐份登记造册,按销毁文件的规定进行销毁。
6. 实行科学管理。档案排列整齐美观、条理分明,编号科学规范,查找方便。
7. 定期对档案进行检查、修复、整理,保持整洁完好。
8. 档案的接收和移出都必须手续完备,室藏档案必须帐物相符。

档案借阅制度

1. 借阅档案时,首先由借阅人认真填写借阅档案登记簿。
2. 借阅档案只限于有关内容,任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
3. 如因工作需要借出档案时,要办理借阅手续,用完后按期归还,不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管,不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制,要经档案室同意,重要内容须经学校办公室主任批准。在借阅期间发生一切问题一律由借阅人负责。
4. 学校档案主要供本校利用,校外单位或个人需借阅时,应持先容信。重要内容的材料需经学校办公室主任批准后,方可阅读。

档案立卷归档制度

1、 归档范围
(1)、 凡是反映本校活动得具有保存价值的材料(包括党、政、工、团以及人事、保卫、财务、科研、基建等)均属归档范围。
(2)、 本校党、政、工、团各职能部门均为立卷单位。各立卷单位必须指定专人(兼职)负责本部门得立卷工作,各部门领导要加强对立卷工作得领导,将其纳入本部门得工作范围。
2、 归档时间
(1). 文书档案一般应在六月底以前立卷归档完毕。
(2). 会计档案应由财务人员负责整理立卷,暂在本部门保管一年,期满后向综合档案室移交。
(3). 科技档案与一项基建工程待完成竣工后,连同批文、图纸、报告、说明等材料及时整理立卷。
(4). 教学档案和教师业务档案应在每年10月底以前立卷完毕,并经审查合格后移交档案室。
(5). 声像档案于一次会议,一项活动结束后半个月归档。
3、 归档要求
(1). 各部门档案必须按规定时间、按要求向综合档案室移交。
(2). 归档得文件材料必须收集齐全完整,系统整理,符合案卷质量标准。
(3). 永久、长期卷内文件材料,凡有圆珠笔、铅笔复写的,必须进行复制,连同原件一起立卷归档。
(4). 各种档案材料必须编制《案卷目录》、《卷内文件目录》。
4、 为了保证案卷质量,综合档案室负责督促、检查和业务引导,协助各部门做好各类档案的立卷工作。

大小会议室管理制度

1. 学校大、小会议室均由学校办公室专人负责管理和安排使用。
2. 如有需要用会议室的部门,必须提前到办公室登记。
3. 如有同时使用会议室的部门,由学校办公室负责协调。
4. 使用会议室部门,应注意保管好会议室内的物品,如有损坏,由使用部门负责赔偿。
5. 保持会议室卫生,不随地吐痰、乱扔纸屑、烟头。
6. 由使用部门负责做好会议室内的卫生。



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